职场智囊 Career

提高工作效率的7个方法

14_1你是否经常需要在短时间内完成手上的工作?那么,你就必须要有很高的工作效率,通过更精明的方法处理这些待办的事情。如果你能安排好工作计划,充分利用你的工作时间,那么你就可以尽情享受每天在办公室里的8个小时了。现在就随《大橙报》一起来看看如何能确保你在限定的时间内完成所有该处理的工作。

1.列出工作清单
首先你必须列出一个工作清单。每天工作开始时都必须做一个列表,不管清单上有5样或50样,都必须把它们列出来以避免重叠。同时,将比较繁杂的工作细分。譬如这个星期你必须完成报告,就把它写在清单上,如:1.完成开端,2.列出小题,3.完成两个小题,及以此类推。

此清单将是你一天的工作计划。如果你有重要的工作必须完成,你也可放在首位。如果发送传真只需数分钟,你可以越过已列出的工作。然后你可以继续解决和回复该回的电邮,一步一步完成工作。

2.每次只专注在一项工作上
针对一些多方面的工作,你不一定要在同一个时间完成。其实只专注在一项工作上,可以帮助你更快地完成工作和开始下一项。你必须练习这项能力,因为如果你在同一时间做多项工作,只会造成注意力分散、事半工倍,工作杂乱。

在你的工作清单上,最重要的放在第一位。先专注完成它,才转到下一项,这样你将会发现工作效率提升了。如果你担心会花太多时间在一项工作上,那就给自己一个时限。告诉自己必须在两个小时内完成手上工作,然后在转换新的工作时小休片刻。如果上个工作未能完成,就先搁置,在有限的时间内尽快完成下一项工作,然后在当天或隔天再做回前一项工作。有时候在转换工作时,我们的大脑需要充分休息。但像这样在时限下只专注在一项工作将有助于提升工作效率。

3.学会在忙碌时说“不(No)”

当你正忙于手头的工作时,突然上司要求你去做一些不太重要的事情,或者同事找你帮忙处理一些文件,如果放下手头的工作,那么思绪就被打乱,有可能要重新再来,工作效率显然就会转慢。这时的你要学会巧妙地说“不(No)”,否则整天纠缠于帮别人处理事情当中,非但自己的工作完成不了,还有可能出力不讨好。

4.拥有足够的工作空间
不管你是在办公室或家里工作,都必须确保有充足的空间。如果是在办公室,就必须要有固定的房间或桌面。在家工作,即使是角落间的一张桌子会比在饭桌或大厅工作有效率。拥有了固定的工作地方,就必须确保有完整的工具,如一架手提电脑、文具、缝纫机、搅拌机、画家的画架等等。

所有需要的东西都必须确保完整和容易获取。如果你是背着手提电脑在外工作,每次工作都需要找地方连接,这样就会浪费很多时间,所以必须要有空间和专用的连接供你的手提电脑或搅拌机或缝纫机。这样每次你要工作时,只需开启一个按钮即可。

同样的如果你是一位T-恤印花布设计师,你一定会在你工作的地方储存印花色料。或者你是一位烘培师,也必须要有整齐配备的厨房,以供你工作时的方便。

5.设立旧档案中心系统
从以往的工作计划学习整理文件架构,过于杂乱的文件将会影响你的工作效率,尤其当你要从三个旧档案中找寻现时需要的档案资料。假如有关文件需要保留记录,就应该存入公司的档案。如果你的工作地方没有这样的档案记录,那么就向你的老板建议设立一个档案中心系统,存入所有旧的计划,让每位同事都可以从这里查询旧资料。假如你是在家里工作,就必须确定你拥有足够的书橱储存文件夹。而你的桌上只能放一份现在正进行的计划书即可。

6.文件记录与分类
不管处理任何工作,一定会使用很多的文件或纸张。因此,你必须养成习惯将文件或有用到的纸张整理好存入一个文件夹内。至于一般的文件可以收在分配架和直接分类,在电脑内的文件则可存入相关的文件夹,需要时立即就可以取出来用。

这些分配好的档案,在你下次需要寻找相关的资料时,节省时间。例子,你把采购订单直接根据文件名字储存,如果下次你的客户打电话来查询时,你就不必浪费时间到处寻找,因为你已经知道它们正确的地方了。

7.每天结束工作后,必须整理好桌面
如果你在工作时,或进行一项研究时,需要很多的参考资料,导致你的桌面或工作地方很杂乱,没关系。但重点是每天在结束工作后,必须整理好所有的东西,把杂乱的纸张堆放好和整理桌面,为隔天的工作做好准备,因为有了整齐的工作地方我们很快就可以投入工作。而不是在隔天的早上当大脑清醒时,才来整理桌面和浪费时间在清理垃圾。

从今天开始,不妨试试以上7种方法,一个星期后再检视你的工作效率,看看是不是真的有所提升,你可能会发现自己更享受工作上的乐趣了。